La signatura electrònica accelera el tractament de documents de la teva assessoria jurídica

Si la vostra pime es dedica a l'assessorament jurídic, has d'estar preparat per tractar, classificar i organitzar multitud de documents cada dia. I, a més, els has de tramitar de la manera més eficient possible. En aquest post, us mostrem com et pot ajudar la signatura electrònica a agilitzar tot el procés.

Què és la signatura electrònica?

Abans de conèixer com pot ajudar el teu negoci, és interessant comprendre en què consisteix una signatura electrònica. Aquest terme fa referència a un conjunt de dades electròniques que permeten identificar una persona i validar la seva signatura en un document de manera digital. El seu funcionament és com el d'una firma manuscrita tradicional, però amb els avantatges d'una eina electrònica, com ara la seguretat i l'agilitació pel que fa al temps emprat.

A Espanya, està regulada per la LLei 59/2003, del 19 de desembre, que indica, entre altres aspectes, que la signatura electrònica ha didentificar una persona, assegurar la integritat del document signat i que ha de ser generada per un sistema segur de creació de signatura.

Quins avantatges ofereix a una pime del sector legal?

La signatura electrònica és una eina molt útil a petites i mitjanes empreses que tracten amb documents legals i extensos, ja que agilitza processos gràcies als avantatges que suposa la digitalització.

En el cas d'una assessoria jurídica, on la quantitat de tràmits és elevada i hi sol haver terminis curts de presentació de documents, la signatura electrònica ofereix la possibilitat de:

• Obtenir la signatura del teu client de manera més ràpida, ja que no requereix que es desplaci físicament enlloc i que pugui signar un document on i quan vulgui.
• Evitar la manipulació del document, ja que aquest no es pot modificar sense alterar la signatura, per la qual cosa garanteix la seguretat tant del signant com del document mateix.
• Comptar amb un sistema segur regulat a pràcticament tothom, per la qual cosa utilitzaràs una eina que està controlada per les lleis estatals dels països.
• Fomentar la sostenibilitat i la cura del medi ambient, ja que reduiràs l'ús de paper utilitzant sistemes digitals i menys perjudicials per a l'ecosistema.

La signatura electrònica està regulada per la Llei 59/2003, de 19 de desembre, que indica que ha d'identificar una persona, assegurar la integritat del document signat i ser generada per un sistema segur.

Quines eines pots fer servir per signar digitalment un document?

Ara que ja coneixes què és la signatura electrònica i com pot ajudar la teva pime dedicada al sector legal ia l'assessoria jurídica, ha arribat el moment que coneguis algunes de les eines o aplicacions que pots utilitzar per signar de manera digital i àgil els teus documents :

• AutoFirma: aquesta aplicació, creada pel Ministeri d'Hisenda i Funció Pública, us permetrà enviar al vostre client el document que heu de signar i escollirà automàticament el format que heu d'aplicar. D'aquesta manera, el client només haurà d'encarregar-se de signar el document.
• VALIDe: és l'aplicació que genera, visualitza i valida signatures electròniques en múltiples formats. És una eina que l'Administració General de l'Estat posa al servei d'institucions, empreses i ciutadans, de manera que la pots utilitzar per enviar els documents als teus clients de forma segura.
• Dropbox Sign: anteriorment coneguda com a HelloSign, és una aplicació que et permet carregar un document, indicar on han de signar els teus clients i enviar-lo. Compte amb diferents plans de preus i, a més, una versió gratuïta amb 3 documents al mes sense cost.
• Signaturit: és una eina d'origen espanyol que t'ajuda a agilitzar la gestió i la signatura de qualsevol document sense renunciar a les garanties legals i jurídiques. Compte amb una prova gratuïta de 7 dies i diferents plans de preus en funció de les teves necessitats.

Recordeu que podeu trobar més eines que s'ajustin a les vostres necessitats ia les de la vostra pime. Analitza què necessiten la teva empresa i clients i comença a investigar!

I és que la signatura electrònica és un sistema que pot ajudar la teva assessoria jurídica a millorar l'eficiència a la teva feina, aconseguir millors resultats invertint menys temps i, a més, millorar la satisfacció dels teus clients. Si vols saber-ne més, et recomanem veure el nostre monogràfic ‘La signatura electrònica per a la millora dels teus processos’.